Penggunaan Surat Permintaan Sertifikat Elektronik
Sesuai namanya, surat permintaan sertifikat elektronik merupakan surat permohonan yang diajukan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) kepada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) untuk meminta sertifikat elektronik pajak.
Sertifikat elektronik pajak merupakan sertifikat yang berisi tanda tangan elektronik dan identitas wajib pajak. Singkat kata, sertifikat elektronik merupakan otentifikasi identitas pengguna layanan perpajakan secara elektronik. Sertifikat elektronik atau sertel ini menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi.
Sertifikat elektronik pajak ini dibutuhkan PKP untuk menggunakan layanan pajak seperti e-Faktur dan permintaan nomor seri faktur pajak (e-Nofa).
Bentuk Surat Permintaan Sertifikat Elektronik
Berikut ini bentuk umum surat permintaan sertifikat elektronik:
Persyaratan Surat Permintaan Sertifikat Elektronik
Persyaratan yang dibutuhkan dalam penyampaian surat permintaan sertifikat elektronik antara lain:
1. Surat persetujuan penggunaan sertifikat elektronik, yang bentuknya sebagai berikut:
2. Asli e-KTP/Paspor/KITAS/KITAP Pengurus
3. Fotocopy e-KTP/Paspor/KITAS/KITAP) Pengurus
4. Asli Kartu Keluarga Pengurus
5. Fotocopy Kartu Keluarga Pengurus
6. Softcopy pas foto terbaru Pengurus
Yang dimaksud sebagai pengurus adalah orang yang mempunyai wewenang menentukan kebijaksanaan dan/atau mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan dan namanya tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan sertifikat elektronik.
Dalam pengajuan surat permintaan surat elektronik, pengurus PKP diwajibkan menunjukkan kartu identitas asli dan memberikan fotocopy kartu identitas berupa Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK).
Jika pengurus merupakan Warga Negara Asing (WNA), maka harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy paspor, Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS), atau Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP).
Persyaratan Tambahan Surat Permintaan Sertifikat Elektronik
Selain persyaratan yang telah disebutkan, bagi PKP yang berstatus PKP pusat ada persyaratan tambahan, yakni:
1. Asli SPT Tahunan PPh Badan
2. Asli bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT Tahunan PPh Badan
3. Nama Pengurus tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan
Bagi PKP dengan status PKP tunggal, dalam arti tidak memiliki cabang, persyaratan tambahan untuk mengajukan surat permintaan sertifikat elektronik antara lain:
1. Asli Surat Pengangkatan Pengurus
2. Asli Akta Pendirian Perusahaan
3. Asli Penunjukan sebagai Bentuk Usaha Tetap (BUT) dari perusahaan induk di luar negeri.
4. Fotocopy Surat Pengangkatan Pengurus
5. Fotocopy Akta Pendirian Perusahaan
6. Fotocopy Penunjukan sebagai BUT dari perusahaan induk di luar negeri
Jika PKP yang mengajukan surat permintaan merupakan PKP cabang, persyaratan tambahan yang harus disertakan antara lain:
1. Fotocopy SPT Tahunan PPh Badan pusat
2. Asli penunjukan dari pengurus pusat untuk PKP cabang
3. Fotocopy penunjukan dari pengurus pusat untuk PKP cabang
Sementara, bagi PKP yang berstatus kerja sama operasi persyaratan tambahan yang harus disertakan dalam surat permintaan sertifikat elektronik antara lain:
1. Fotocopy SPT Tahunan PPh seluruh anggota bentuk kerja sama operasi
2. Asli akta kerja sama operasi
3. Fotocopy akta kerja sama operasi
Masa Berlaku dan Pembaruan Sertifikat Elektronik
Sertifikat elektronik pajak yang didapat oleh PKP ini berlaku untuk dua tahun dan harus diperpanjang. Masa berlakunya dihitung sejak tanggal Sertifikat Elektronik diberikan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP).
Jika sertikat elektronik pajak tidak diperbarui setelah masa berlaku yang ditentukan maka autentifikasi sertifikat elektronik di aplikasi e-faktur tidak bisa berjalan dan user atau PKP tidak akan bisa mengunggah faktur pajak.
Cara memperbarui sertifikat elektronik pajak ini sama dengan cara mengajukan pertama kali. Dengan kata lain, PKP kembali harus menyampaikan surat permintaan sertifikat elektronik, disertai dengan persyaratan-persyaratan yang sama dengan saat mengajukan pertama kali.