Sebuah perusahaan dagang yang sudah menjadi Pengusaha Kena Pajak (disingkat PKP) wajib untuk memungut PPN dari setiap transaksi penjualan yang dilakukannya. Dokumen pemungutan PPN ini bernama faktur pajak. Faktur pajak dari transaksi penjualan ini bernama Faktur Pajak Keluaran. Selain memungut PPN dari setiap transaksi penjualan, PKP juga dapat mengkreditkan faktur pajak masukan yang diterima dari setiap pembelian yang mereka lakukan kepada PKP lainnya. Dalam sebuah perusahaan dagang, berikut ini adalah alur pengadministrasian faktur pajak keluaran dan faktur pajak masukan, dari melakukan transaksi sampai menjadi Surat Pemberitahuan Masa PPN (SPT Masa PPN).
Faktur pajak dikelola dalam sebuah bagian/divisi dalam perusahaan yang bernama “Divisi Keuangan/Finance Division”. Dalam divisi tersebut ada beberapa bagian yaitu:
1. Bagian Finance (dikepalai Manajer Finance), dibawahnya ada yang mengurus Account Receivable (Staff AR) & Account Payable (Staff AP)
2. Bagian Accounting (dikepalai Manajer Accounting), dibawahnya ada yang mengurus Accounting (Staff Accounting) & Pajak (Supervisor Pajak & Staff Pajak)
Untuk faktur pajak keluaran, administrasi dimulai oleh staff AR. Staff AR akan membuat invoice penjualan di dalam aplikasi pembuatan invoice, kemudian aplikasi ini akan terhubung langsung dengan staff pajak yang akan langsung membuat faktur pajak di aplikasi e-Faktur. Aplikasi pembuatan invoice ini dapat langsung memproduksi file CSV untuk langsung diimpor oleh staff pajak ke dalam aplikasi e-Faktur. Setelah jadi, invoice penjualan dan faktur pajak keluaran akan dikirimkan kepada customer sesuai jadwal yang sudah ditentukan. Pajak keluaran sendiri sudah langsung otomatis tercatat di aplikasi e-Faktur pada setiap hari.
Untuk faktur pajak masukan, administrasi dimulai oleh staff AP. Staff AP yang akan menerima faktur pajak masukan (bersama invoice pembelian) kemudian menginput di aplikasi perekaman invoice di perusahaan. Setelah selesai direkam, faktur pajak masukan tersebut kemudian akan diberikan kepada staff pajak, untuk dapat direkam ke dalam aplikasi e-Faktur. Perekamannya sendiri menggunakan scanner barcode e-Faktur yang akan kemudian jadi dalam format CSV yang akan direkam dalam aplikasi e-Faktur.
Setelah faktur pajak keluaran dan faktur pajak masukan direkam di dalam aplikasi e-Faktur, kemudian adalah tugas supervisor pajak untuk melakukan rekonsiliasi dengan general ledger (buku besar), sebelum menentukan kurang bayar / lebih bayar PPN dan membuat SPT Masa PPN. Rekonsiliasi paling penting dilakukan adalah antara faktur pajak masukan dengan general ledger. Mengapa hal ini sangat penting? Agar faktur pajak masukan yang direkam dalam e-Faktur (SPT Masa PPN) menjadi sama jumlahnya dengan jumlah pajak masukan yang direkam dalam general ledger pada masa yang sama. Hal ini dilakukan agar tidak ada selisih yang ditemukan antara SPT Masa PPN dengan General Ledger di perusahaan. Dengan tidak adanya selisih antara SPT Masa PPN dengan General Ledger, maka juga resiko dalam proses pemeriksaan pajak dapat dikurangi.
Agar dapat lebih jelas, akan saya berikan contoh:
Sebuah faktur pajak masukan bersama invoice pembelian yang tertanggal 30 Mei 2017, baru perusahaan terima pada tangal 5 Juni 2017. Faktur pajak masukan tersebut akan dicatat secara accounting pada tanggal 5 Juni 2017, dan juga akan dicatat dalam aplikasi e-Faktur sebagai pajak masukan masa Juni 2017. Hal ini dimungkinkan, karena sesuai peraturan, faktur pajak masukan dapat dikreditkan maksimal 3 bulan.
Demikian yang dapat saya sampaikan. Pada akhirnya, yang saya tulis diatas adalah berdasarkan pengalaman saya di perusahaan dagang tempat bekerja saya sekarang. Pada kenyataannya, bisa saja praktek yang terjadi berbeda. Bisa ada lebih sedikit yang mengelola faktur pajak, dan bisa juga lebih banyak. Yang terpenting adalah semua faktur pajak penjualan dan faktur pajak masukan agar dapat dikelola dengan baik, agar pada ujungnya menjadi SPT Masa PPN yang dilaporkan, untuk kepatuhan Wajib Pajak.